Gute Frage, natürlich indem man als Admin auch immer online "ist".

Das dein Vorhaben sehr userunfreundlich ist weißt du aber schon.

Aber mal ein Tipp, geht sicher auch anders, einfach nen Cron der dich eingelogt lässt bzw. die Daten dafür aktuelasiert damit du die Kriterien erfüllst.

MfG